L’archiviazione digitale documenti è diventata ormai una pratica necessaria e diffusa, sia nel mondo aziendale che non. La tecnologia, d’altronde, sta dominando la nostra esistenza e, in tanti ambiti differenti, risulta utilissima per renderci la vita più leggera. Ormai è sempre più difficile imbattersi in documenti cartacei: questi non solo sono più ingombranti, ma anche meno ecologici e più deperibili.
La digitalizzazione dei documenti consente di risparmiare tempo prezioso, evitando catalogazioni complicate e ricerche assurde. Con pochi semplici passaggi, tutti digitali, è possibile trovare il documento che si cerca, ordinato e ben custodito.
Insomma, di questi tempi è essenziale ricorrere ad una digitalizzazione corretta dei documenti, ma al contempo è necessario sapere quali sono i metodi di archiviazione digitale più utilizzati e fruibili. In quest’articolo troverete delle informazioni essenziali per effettuare la scelta adeguata.
In base a cosa scegliere i metodi più utilizzato per l’archiviazione digitale documenti
Prima di scegliere il metodo giusto per l’archiviazione digitale documenti, si dovrebbe fare chiarezza sulle tipologie generali in cui è necessario orientarsi. È importante essere a conoscenza del fatto che esistono dei metodi di archiviazione digitale differenti, distinti in due macro categorie:
On-Site – Un tipo di archiviazione digitale dei documenti che avviene direttamente in sede, dove sono presenti gli archivi cartacei e che viene distinta tramite un software di gestione documentale apposito;
In Cloud – Un’archiviazione digitale che si basa sul salvataggio dei file su piattaforme esterne o in Outsourcing.
Quindi, il primissimo passo per scegliere il giusto servizio di archiviazione digitale dei documenti è quello di capire effettivamente dove ci si vuole orientare. Detto questo, in linea di massima, la procedura che effettueranno gli esperti sarà basata su una serie di passaggi di base. Ecco come possiamo riassumerli:
- Scelta dei file da memorizzare – Questi devono essere scelti con cura e in maniera razionale, secondo parametri specifici e pertinenti;
- Organizzazione dei file – I file scelti per l’archiviazione digitale devono essere sottoposti ad un’organizzazione su base documentale, questo per velocizzare la procedura (parliamo di riferimenti temporali e tematici in primis;
- Rinominare i file – Rinominare i file è poi una tappa essenziale per far sì che l’archiviazione sia ottimizzata (un nome che sia conciso e pertinente).
Le chiavette e gli hard disk
L’utilizzo di chiavette USB e di Hard Disk è sicuramente uno dei metodi più diffusi per l’archiviazione digitale documenti On-Site. In questo caso, la capacità di archiviazione dei dispositivi utilizzati è determinante: alcuni possono arrivare a memorizzare una grande quantità di dati (in alcuni casi persino sistemi operativi).
Per quanto riguarda l’aspetto prettamente fisico, ci teniamo a dire che si tratta di prodotti con dimensioni comunque non molto rilevanti e leggeri, i quali possono essere trasportati abbastanza facilmente. Per quanto riguarda le chiavette USB, va detto che queste, sebbene siano particolarmente comode da trasportare viste le loro dimensioni contenute, non sono in grado di garantire uno spazio molto rilevante per l’archiviazione digitale dei documenti. Oltretutto, sono anche sicuramente più fragili rispetto agli Hard Disk e si possono danneggiare più facilmente. Di solito sono consigliate per chi ha necessità di spostare una piccola quantità di file in maniera rapida da un device all’altro.
Il Cloud per eliminare l’hardware
Possiamo dire con chiarezza che il Cloud Storage è il metodo di archiviazione che si sta diffondendo maggiormente e che gli esperti stanno consigliano di più. L’archiviazione digitale, in questo caso, è completamente incentrata su piattaforme online che assicurano una memorizzazione e una catalogazione di un numero impressionante di file, direttamente su dei data center sparsi in giro per il mondo.
Ciò rende indubbiamente più agevole la consultazione, direttamente da un pc fisso o portatile o da uno smartphone. Basti pensare al fatto che tutto ciò di cui dovremmo disporre è un dispositivo che si connetta alla rete. Va detto che, a differenza degli altri metodi, in tal caso non avremmo dei costi iniziali da sostenere una-tantum, ma bensì dei costi mensili o annuali.
Questi variano in maniera molto significativa in base alla quantità di dati che abbiamo intenzione di salvare all’interno del Cloud. Sicuramente possiamo dire che questo servizio garantisce una fruizione più rapida ed intuitiva e soprattutto un servizio di assistenza costante ai clienti, oltre che un livello di sicurezza e di protezione impressionante.