La gestione del parco stampanti e multifunzione è diventata, negli ultimi anni, una leva strategica per l’efficienza dei processi documentali di imprese e studi professionali. Digitalizzazione, smart working, sicurezza dei dati e controllo dei costi hanno trasformato quella che era una semplice voce di spesa in un ambito su cui molte aziende stanno ripensando radicalmente il modello di gestione.
In questo contesto il noleggio operativo di stampanti e multifunzione, con canone periodico e servizi inclusi, sta sostituendo sempre più spesso l’acquisto diretto dei dispositivi. Per imprenditori, CFO, responsabili IT e office manager significa rivedere la logica di investimento: non più immobilizzare capitale in hardware, ma pagare un servizio flessibile e aggiornabile nel tempo.
Scenario: come si è passati dall’acquisto al noleggio operativo
Per molti anni, soprattutto nelle piccole e medie imprese, l’acquisto diretto di stampanti e multifunzione è stato la scelta standard. L’approccio era semplice: si comprava il dispositivo, spesso con criterio prevalentemente di prezzo, e lo si teneva in uso finché possibile, intervenendo con manutenzioni occasionali e sostituzioni di toner.
Questo modello si è però progressivamente incrinato per una serie di motivi strutturali:
- crescente complessità dei dispositivi multifunzione (scansione avanzata, connessione cloud, autenticazione, gestione utenti);
- maggiore rilevanza della sicurezza dei documenti stampati e digitalizzati;
- esigenza di continuità operativa, con tolleranza minima ai fermi macchina;
- cicli di innovazione tecnologica più rapidi, che rendono obsoleti i dispositivi in pochi anni;
- pressione sul controllo dei costi fissi e sul capitale immobilizzato.
Parallelamente, si è sviluppato il modello di managed print services e di noleggio operativo: il dispositivo non è più un bene da acquistare, ma la componente principale di un servizio continuativo che include fornitura, manutenzione, assistenza e spesso anche monitoraggio dei consumi.
La pandemia ha accelerato ulteriormente questa transizione. La diffusione dello smart working, la necessità di digitalizzare i flussi cartacei e di gestire in modo centralizzato la stampa da sedi diverse hanno reso evidente il limite dei dispositivi acquistati “una tantum” e poco integrati. Il noleggio operativo si è affermato come risposta più agile a un contesto mutevole.
Dati e statistiche: il trend del noleggio operativo in Italia e nel mondo
Non esiste una singola fonte che misuri in maniera esaustiva il fenomeno, ma diversi indicatori convergono su una crescita significativa del noleggio operativo di stampanti e multifunzione.
Secondo analisi di mercato internazionali sul settore delle soluzioni di stampa gestita, i servizi di noleggio e gestione in abbonamento rappresentano ormai una quota consistente del valore complessivo del mercato delle stampanti professionali, con proiezioni di ulteriore crescita annua. A livello europeo, rilevazioni di associazioni di categoria evidenziano che una porzione rilevante delle medie e grandi imprese adotta modelli di servizio (noleggio, pay-per-use, contratti gestiti) anziché l’acquisto tradizionale.
In Italia, sebbene la diffusione sia più graduale tra le microimprese, il noleggio operativo risulta particolarmente radicato in alcuni settori:
- studi professionali strutturati (commercialisti, avvocati, consulenti del lavoro) che gestiscono grandi volumi documentali e archivi digitali;
- aziende manifatturiere e logistiche con forte esigenza di documentazione di processo;
- società di servizi, in particolare nei comparti IT, marketing e pubblica amministrazione in outsourcing.
Ricerche sui modelli di finanziamento delle attrezzature d’ufficio in Italia mostrano come l’utilizzo di formule di leasing e noleggio operativo abbia registrato una crescita negli ultimi anni, allineata alla più ampia tendenza all’“as-a-service” (software, infrastrutture, dispositivi) che ha investito l’intero ambiente IT. Anche le statistiche sul credito alle imprese confermano una rilevanza crescente dei contratti di locazione operativa e finanziaria per la dotazione di beni strumentali tecnologici.
Un ulteriore elemento chiave è l’attenzione ai costi totali di gestione. Studi di settore sui costi di stampa aziendale stimano che la spesa complessiva (acquisto, manutenzione, consumabili, gestione interna) rappresenti mediamente una quota non trascurabile dei costi operativi, con una parte significativa spesso non tracciata né controllata. I modelli in canone, tipici del noleggio operativo, permettono invece una visibilità molto più chiara sul costo mensile e sul costo per pagina.
Noleggio operativo: caratteristiche distintive rispetto all’acquisto
Per comprendere perché sempre più aziende si orientano verso il canone, conviene isolare alcuni tratti distintivi del noleggio operativo di stampanti e multifunzione rispetto all’acquisto tradizionale.
Capitale immobilizzato vs. spesa ricorrente
L’acquisto comporta un esborso iniziale e l’ingresso del bene tra le immobilizzazioni, con conseguente ammortamento contabile su più anni. Il noleggio operativo trasforma questo investimento in una spesa periodica, tipicamente classificata come costo d’esercizio. Per molte imprese questa differenza non è solo contabile, ma strategica: preservare liquidità e capacità di investimento per attività core (produzione, sviluppo prodotti, marketing) può risultare più rilevante che possedere direttamente la macchina.
Servizio completo vs. gestione frammentata
Nel modello di acquisto, la responsabilità di coordinare manutenzione, reperimento toner, gestione dei guasti e sostituzioni è in gran parte interna: spesso grava su personale amministrativo o IT già sovraccarico. Il noleggio operativo, invece, include di norma:
- fornitura e installazione del dispositivo;
- manutenzione programmata e straordinaria;
- assistenza tecnica on-site o da remoto con tempi di intervento definiti;
- fornitura di consumabili (toner, talvolta parti di ricambio principali);
- monitoraggio dei volumi e, in alcuni casi, reportistica sull’utilizzo.
La stampante o il multifunzione diventa, così, parte di un servizio continuativo, con responsabilità operative in capo al fornitore.
Aggiornabilità tecnologica vs. obsolescenza
Acquistando un dispositivo, l’azienda tende a mantenerlo in funzione finché è tecnicamente possibile, anche quando non è più in linea con gli standard di sicurezza, efficienza energetica o interoperabilità con i sistemi IT più recenti. Il noleggio operativo, grazie a contratti pluriennali strutturati, consente di prevedere sostituzioni e aggiornamenti periodici, mantenendo il parco macchine aderente alle esigenze tecnologiche correnti senza dover affrontare nuovi investimenti iniziali.
Rischi e criticità del modello di acquisto tradizionale
Comprendere la migrazione verso il noleggio operativo richiede anche di analizzare le criticità implicite nel possesso diretto dei dispositivi di stampa, spesso sottovalutate nel quotidiano.
Costi nascosti e mancanza di controllo
Uno dei principali rischi è la sottostima del costo totale di possesso. Molte aziende considerano solo il prezzo di acquisto, trascurando:
- il costo dei toner e dei materiali di consumo, spesso acquistati in modo non pianificato;
- il costo degli interventi tecnici occasionali e delle parti di ricambio;
- il tempo perso dal personale interno per gestire problemi, contatti con fornitori e fermi macchina;
- la perdita di produttività derivante da guasti o malfunzionamenti ripetuti.
In assenza di un contratto strutturato, questi elementi restano “sparsi” tra diverse voci di spesa, rendendo difficile una valutazione precisa e un controllo attivo.
Obsolescenza e problemi di integrazione
I cicli di innovazione delle stampanti multifunzione includono oggi aspetti non solo hardware, ma anche software: driver aggiornati, integrazione con sistemi di autenticazione, funzionalità cloud, compatibilità con nuovi sistemi operativi. Un parco macchine acquistato e non rinnovato può incontrare nel tempo difficoltà di integrazione con l’infrastruttura IT aziendale, generando costi indiretti e rischi di sicurezza.
Sicurezza dei dati e compliance
Le multifunzione moderne sono veri e propri nodi di rete, in grado di acquisire, memorizzare e trasmettere documenti. La gestione della sicurezza, in relazione anche alla normativa sulla protezione dei dati personali, richiede firmware aggiornati, controlli di accesso e configurazioni corrette. Nel modello di acquisto, questo onere ricade integralmente sull’azienda, che non sempre dispone delle competenze e delle risorse per gestirlo in modo continuo.
Rigidità finanziaria
Infine, l’acquisto blocca il capitale in beni che non generano direttamente ricavi, ma abilitano processi. Questo comporta un minore margine di manovra quando occorre ristrutturare, ridimensionare o espandere rapidamente la dotazione, ad esempio in occasione di fusioni, nuove filiali o cambiamenti organizzativi.
Vantaggi e opportunità del noleggio operativo per le PMI
Il passaggio dal possesso al canone non è una semplice scelta finanziaria, ma una trasformazione della logica di gestione dell’ufficio. Per le piccole e medie imprese, i vantaggi del noleggio operativo di stampanti e multifunzione si articolano su più livelli.
Maggiore prevedibilità e trasparenza dei costi
Il canone mensile o trimestrale, spesso collegato ai volumi effettivi di stampa e scansione, consente una pianificazione più accurata del budget. La presenza di un importo fisso, che include manutenzione e consumabili, riduce gli imprevisti e permette confronti più oggettivi nel tempo. Questa prevedibilità è particolarmente apprezzata dai responsabili amministrativi e finanziari che devono comporre budget annuali e piani pluriennali.
Allineamento della tecnologia alle esigenze reali
Un altro vantaggio sostanziale riguarda la possibilità di dimensionare correttamente il parco macchine. Attraverso un’analisi preliminare dei volumi medi, delle tipologie di documento, dei reparti coinvolti e delle esigenze di scansione e archiviazione digitale, è possibile selezionare dispositivi adeguati, evitando sia sovradimensionamenti sia soluzioni sottostimate che si rivelano presto inadeguate.
Inoltre, la possibilità di rinegoziare o aggiornare il contratto a fronte di cambiamenti aziendali consente di mantenere nel tempo una coerenza tra esigenze operative e dotazione tecnologica.
Continuità operativa e tempi di fermo ridotti
Il noleggio operativo, abbinato a servizi di assistenza strutturati, riduce significativamente il rischio di interruzioni prolungate. Tempi di intervento definiti contrattualmente, disponibilità di parti di ricambio e di dispositivi sostitutivi, monitoraggio remoto degli stati di errore: tutti elementi che contribuiscono a garantire una maggiore continuità dei processi di stampa e scansione.
Per chi gestisce attività critiche, come la fatturazione, la spedizione ordini o la rendicontazione verso clienti e PA, la riduzione dei fermi macchina ha un impatto diretto sulla capacità di rispettare scadenze e standard di servizio.
Supporto alla digitalizzazione dei processi
Le multifunzione moderne non sono solo stampanti: fungono da hub di digitalizzazione, permettendo la scansione avanzata, l’invio automatico di documenti a cartelle condivise, software gestionali, sistemi di archiviazione documentale e piattaforme cloud. Il noleggio operativo consente di includere nel progetto complessivo anche la configurazione di questi flussi, accompagnando l’azienda in un percorso di riduzione della carta e di automatizzazione.
Per molte PMI, la transizione verso processi più digitali non passa tanto da piattaforme complesse, quanto da un uso intelligente e integrato delle multifunzione già presenti in azienda, strutturate però in una logica di servizio.
Sostenibilità e efficienza energetica
Sostituire periodicamente dispositivi obsoleti con modelli più recenti, spesso più efficienti dal punto di vista energetico e con funzioni avanzate di gestione dei consumi, contribuisce alla riduzione dell’impatto ambientale. Inoltre, un parco macchine ben dimensionato e correttamente gestito evita la proliferazione di stampanti individuali poco efficienti, concentrando i volumi su pochi dispositivi ottimizzati.
Dal punto di vista della rendicontazione ESG, la possibilità di misurare i volumi di stampa, di favorire la digitalizzazione e di adottare dispositivi più efficienti può diventare un tassello utile in strategie di sostenibilità aziendale, sempre più richieste da clienti, partner finanziari e supply chain internazionali.
Aspetti fiscali e normativi del noleggio operativo
Un elemento spesso determinante nella scelta tra acquisto e noleggio operativo è il trattamento fiscale e contabile del canone rispetto all’investimento in beni strumentali. Pur con le dovute differenze dovute alla specifica struttura contrattuale e alla normativa applicabile, alcuni principi generali possono essere richiamati in modo semplificato.
Noleggio operativo e deducibilità dei canoni
Nel noleggio operativo, il bene rimane di proprietà del fornitore e il cliente paga un canone per il godimento del servizio. In molti casi, i canoni periodici sono interamente deducibili come costi d’esercizio nel periodo di competenza, senza dover ricorrere ad ammortamenti pluriennali tipici delle immobilizzazioni materiali. Questo può avere un impatto positivo sulla gestione del conto economico e sulla flessibilità finanziaria.
È comunque opportuno valutare con il proprio consulente fiscale la corretta classificazione dei contratti, distinguendo il noleggio operativo da altre formule (come il leasing finanziario) che hanno regole diverse quanto a deducibilità e rappresentazione in bilancio.
Gestione dei dati e responsabilità
Dal punto di vista normativo sulla protezione dei dati personali, l’utilizzo di multifunzione connesse alla rete comporta una serie di obblighi. Il fornitore che gestisce manutenzione e monitoraggio remoto può trovarsi a trattare, anche indirettamente, dati personali memorizzati o transitati sulle macchine. Di conseguenza, il contratto di noleggio e i relativi allegati dovrebbero chiarire ruoli e responsabilità, prevedendo adeguate garanzie in termini di sicurezza, cancellazione sicura dei dati in caso di sostituzione o fine contratto, e rispetto dei principi di protezione dei dati.
La possibilità di affidarsi a operatori specializzati, che incorporano tali aspetti nelle procedure standard, riduce il rischio di gestire in modo inconsapevole profili delicati di compliance.
Fine contratto, restituzione e opzioni di riscatto
Un ulteriore aspetto regolatorio e contrattuale riguarda la fase di chiusura del rapporto: restituzione dei dispositivi, eventuale cancellazione certificata dei dati presenti sulle memorie interne, opzioni di rinnovo o sostituzione con modelli più recenti, e possibilità o meno di riscatto dei beni. La chiarezza di queste clausole, unita alla trasparenza sugli eventuali costi di fine rapporto, è essenziale per evitare contenziosi e per pianificare correttamente il ciclo di vita delle apparecchiature.
Come scegliere un partner per il noleggio operativo di stampanti e multifunzione
Il vantaggio del modello in canone dipende in larga misura dalla qualità del partner scelto. Più che sulle specifiche della singola macchina, la valutazione dovrebbe concentrarsi su alcuni elementi strutturali.
Analisi preliminare e consulenza
Un fornitore competente non si limita a proporre un modello di stampante, ma parte da un’analisi dei bisogni: numero di utenti, volumi medi mensili, tipologie di documenti, esigenze di scansione e archiviazione digitale, eventuali problemi ricorrenti con la soluzione attuale. La capacità di tradurre questa analisi in una proposta coerente di dispositivi, canoni e servizi è un indicatore importante di affidabilità.
Struttura del servizio e tempi di intervento
È fondamentale comprendere in dettaglio cosa include il canone: quali attività di manutenzione sono previste, in quali tempi è garantito l’intervento in caso di guasto, se sono inclusi consumabili e quali, in che modo vengono gestiti i picchi di utilizzo o l’esigenza temporanea di macchine aggiuntive. La chiarezza su questi aspetti evita incomprensioni e consente un confronto reale tra diverse offerte.
Integrazione con i sistemi aziendali
Le multifunzione devono integrarsi con l’infrastruttura IT esistente: reti cablate e wireless, sistemi di autenticazione, piattaforme cloud, software gestionali, strumenti di archiviazione documentale. È utile verificare che il fornitore disponga delle competenze per supportare questa integrazione, non limitandosi alla mera installazione fisica delle macchine.
Esperienza e presenza sul territorio
Per le PMI è determinante la vicinanza operativa del fornitore: la disponibilità di tecnici sul territorio, la capacità di garantire interventi rapidi e una struttura organizzativa in grado di seguire l’azienda nel tempo. Un partner che conosce il tessuto delle imprese locali e le loro dinamiche specifiche può offrire soluzioni più aderenti alle reali esigenze operative.
In questo quadro, realtà specializzate come Office Innovation Italia rappresentano un esempio di come il noleggio operativo di stampanti e multifunzione possa essere interpretato non solo come fornitura di hardware, ma come servizio di gestione documentale integrata, calibrato sulle necessità delle imprese e degli studi professionali.
Indicazioni operative per le imprese che valutano il passaggio al canone
Per chi sta considerando il passaggio dall’acquisto diretto al noleggio operativo, alcune linee guida operative possono aiutare a impostare il progetto in modo strutturato, evitando scelte guidate solo dal prezzo immediato.
1. Mappare l’esistente
Prima di tutto è utile censire le macchine in uso: modelli, età, ubicazione, volumi di stampa indicativi, principali criticità (guasti frequenti, lentezza, scarsa qualità, difficoltà di integrazione). Questo permette di avere una fotografia iniziale e di definire obiettivi concreti di miglioramento.
2. Stimare il costo totale attuale
Oltre al costo di acquisto storico, andrebbero considerati:
- spesa annua per toner e materiali di consumo;
- costi di manutenzione esterna e interventi tecnici;
- tempo interno dedicato alla gestione dei problemi e degli approvvigionamenti;
- eventuali perdite di produttività legate ai fermi macchina.
Anche una stima approssimativa consente di confrontare il canone proposto con la realtà economica attuale, anziché con il solo prezzo di listino della macchina.
3. Definire requisiti funzionali e di sicurezza
È opportuno individuare quali funzionalità sono davvero necessarie: stampa a colori o solo bianco e nero, fronte/retro automatico, velocità minima, formati gestiti, funzionalità di scansione avanzata (OCR, invio verso specifiche applicazioni), autenticazione utenti, tracciamento dei volumi per reparto, requisiti di sicurezza e conformità. Questi elementi andrebbero esplicitati nei documenti di richiesta offerta, per permettere ai fornitori di configurare soluzioni adeguate.
4. Valutare la flessibilità contrattuale
Un contratto di noleggio operativo dovrebbe prevedere, entro limiti chiari, la possibilità di:
- adattare il parco macchine se l’azienda cresce o si ridimensiona;
- modificare i volumi inclusi o le soglie di costo per pagina;
- prevedere aggiornamenti tecnologici in corso di contratto;
- gestire in modo trasparente eventuali penali o costi di recesso anticipato.
Questi aspetti hanno un impatto decisivo sulla capacità di allineare la soluzione ai cambiamenti di mercato e organizzativi.
5. Integrare il progetto nella strategia di digitalizzazione
Infine, il noleggio operativo non dovrebbe essere considerato un’iniziativa isolata, ma collegato agli obiettivi più ampi di digitalizzazione: riduzione della carta, automazione dei flussi documentali, archiviazione elettronica a norma, accesso sicuro ai documenti da sedi e dispositivi diversi. In quest’ottica, la scelta delle multifunzione e del partner di servizio diventa un tassello di un disegno più ampio, e non solo una decisione di acquisto tecnico.
FAQ: domande frequenti sul noleggio operativo di stampanti e multifunzione
Il noleggio operativo è sempre più conveniente dell’acquisto?
Non in assoluto, ma nella maggior parte dei casi in cui vi sono volumi di stampa significativi, esigenze di continuità operativa e necessità di aggiornamento tecnologico, il noleggio operativo risulta più conveniente se si considera il costo totale di possesso e il valore del servizio incluso. La valutazione va comunque fatta partendo dai dati specifici dell’azienda.
Cosa succede alla fine del contratto di noleggio?
Alla scadenza del contratto sono normalmente possibili diverse opzioni, definite in anticipo: restituzione dei dispositivi, rinnovo con nuovo parco macchine, estensione del contratto esistente o, in alcuni casi, riscatto a condizioni prefissate. È importante che queste modalità siano chiare fin dalla sottoscrizione.
Il noleggio operativo è adatto anche alle microimprese?
Sì, purché il contratto sia dimensionato correttamente ai volumi e alle esigenze reali. Per uno studio professionale con pochi addetti o per una microimpresa con flussi documentali contenuti, il vantaggio principale sta nella certezza del costo e nella disponibilità di assistenza tecnica strutturata, che evita fermi macchina prolungati e acquisti occasionali poco efficienti.
Conclusione: il canone come leva strategica, non solo come opzione di pagamento
La preferenza crescente delle aziende per il noleggio operativo di stampanti e multifunzione rispetto all’acquisto non è un semplice cambio di formula contrattuale. Rispecchia un’evoluzione più ampia: dalla proprietà degli asset alla fruizione dei servizi, dalla gestione frammentata a una logica integrata di efficienza, sicurezza e continuità operativa.
Per imprese e studi professionali, il passaggio al canone rappresenta l’occasione per rivedere in modo sistematico il proprio rapporto con i documenti, fisici e digitali, e per trasformare un costo spesso considerato “inevitabile” in un’area di ottimizzazione e innovazione. Valutare con attenzione partner, condizioni contrattuali e coerenza con la propria strategia di digitalizzazione è il passo decisivo per tradurre il modello di noleggio operativo in un reale vantaggio competitivo.
Chi sta pianificando un aggiornamento del parco stampanti o una riorganizzazione dei flussi documentali può trarre beneficio da un’analisi strutturata delle proprie esigenze e da un confronto approfondito con fornitori specializzati, così da scegliere la soluzione in canone più adatta alla dimensione, al settore e agli obiettivi della propria realtà.
